IT-ettevõtte raamatupidamine hõlmab projektitulude, tarkvara- ja seadmekulude, alltöövõtjatega arvelduste ning maksude arvestust ja majandusaasta aruande koostamist. Töö maht sõltub ettevõtte ärimudelist, klientide asukohast ja sellest, kas teenuseid osutavad töötajad või välised spetsialistid.
Tarkvaraarendusega tegelev ettevõte võib saada klientidelt ettemakseid, osta välismaiseid pilveteenuseid ja võtta makseid vastu mitmele kontole. Kõik need tehingud vajavad dokumente ja õiget kajastamist. Artiklis selgitame peamisi raamatupidamisküsimusi Eesti osaühingule ehk OÜ-le, mis pakub tarkvaraarendust, IT-tuge või muid IT-teenuseid.
Eesti IT-ettevõtte raamatupidamisnõuded
Eesti IT-ettevõte peab raamatupidamist korraldama ka siis, kui kliente on vähe või kogu tulu tuleb välismaalt. Arvestusest peab selguma, mida ettevõte on müünud, milliseid kulusid kandnud ning millised on tema varad ja kohustised. Nende andmete põhjal koostatakse maksudeklaratsioonid ja majandusaasta aruanne.
Ettevõtted peavad Eestis üldjuhul tekkepõhist raamatupidamist. Tulud ja kulud kajastatakse perioodis, mil tehing toimub, sõltumata raha laekumise või tasumise ajast. Selle põhimõtte sätestab raamatupidamise seaduse § 5.
Näiteks detsembris osutatud IT-toe eest jaanuaris laekuv tasu kuulub üldjuhul detsembri tuludesse. Ettemakset töö eest, mida pole veel alustatud, tuleb käsitleda teisiti. Lepingu ja teenuse osutamise kuupäevade järgi saab raamatupidaja makse sisu kindlaks teha.
Pangatehingute arv üksi ei näita raamatupidamistöö keerukust. Ka viie müügiarvega ettevõttel võib olla välismaiseid oste, projektide ettemakseid või palgaarvestust.
Tarkvaraarenduse ja IT-toe tulude arvestus
Kliendilepingust selgub, mille eest ettevõte tasu saab. Tunnipõhisel arendustööl, fikseeritud hinnaga veebiprojektil ja igakuisel hoolduslepingul võivad olla erinevad arveldus- ja üleandmistingimused.
Raamatupidaja peab teadma, milline töö on tehtud ja mida iga arve hõlmab. Sõltuvalt lepingust aitavad seda tõendada tööajatabelid, projektietappide kinnitused või tööde vastuvõtmise dokumendid. Samuti tuleb dokumenteerida töö mahu ja hinna muudatused.
Ettemaksed ja pooleliolevad projektid
Kliendi ettemakse ei muutu laekumisel automaatselt täies ulatuses tuluks. Kajastamisel tuleb arvestada, mida ettevõte on lubanud kliendile üle anda ja kui palju tööd on tegelikult tehtud.
Eriti oluline on see majandusaasta lõpus. Projekt võib alata ühel aastal ja lõppeda järgmisel. Leping, maksegraafik ja teave projekti valmiduse kohta aitavad hinnata, millisesse perioodi tulud ja kulud kuuluvad.
Tarkvara kasutustasud ja püsimaksed
Tarkvara kasutustasud, majutusteenused ja hooldustasud peaksid olema ühekordsetest arendustöödest eristatavad. Kui klient maksab mitme kuu eest ette, võib olla vaja tulu jaotada vastavale teenuseperioodile.
Arvestuses peavad kajastuma ka tellimuste lõpetamised, tagasimaksed ja hinnapakettide muudatused. Makseplatvorm võib kanda ettevõttele korraga üle mitme kliendi maksed koos korrigeerimistega. Seetõttu on lisaks pangaväljavõttele vaja platvormi enda aruannet.
Tarkvara, seadmete ja alltöövõtjatega seotud kulud
IT-ettevõtte tavapäraste ostude hulka kuuluvad majutusteenused, arendustööriistad, tarkvaralitsentsid, arvutid ja väliste spetsialistide teenused. Dokumendid peavad näitama, mida osteti, kellelt ja kuidas ost ettevõtlusega seostub.
Erinevad ostud võivad vajada erinevat kajastamist:
| Kulu või ost | Mida raamatupidaja peab hindama |
|---|---|
| Igakuine tarkvara- või majutusteenus | Teenuseperioodi, tarnijat ja käibemaksukäsitlust |
| Ette makstud aastane tarkvaratasu | Milliseid kuid makse hõlmab |
| Arvuti või muu seade | Kas ost kajastada põhivarana ja kanda kulusse kasuliku eluea jooksul |
| Väline arendaja või muu spetsialist | Kokkulepitud tööd, arvet, projekti ja teenuseosutaja asukohta |
| Ettevõtte enda tarkvaratoote arendus | Projekti kulusid ja vara kajastamise tingimuste täitmist |
Oma toodet arendaval ettevõttel tuleb selle kulud eristada klientidele tehtavatest arendustöödest. Tööajaarvestus, alltöövõtjate dokumendid ja projekti edenemise andmed aitavad raamatupidajal valida õige käsitluse. Tarkvaraga seotud väljaminek ei kuulu automaatselt varana kajastamisele.
Alltöövõtja puhul tuleks säilitada leping, arve ja tehtud töö kinnitus. Kui spetsialist töötab välisriigis, võivad tema asukoht ja koostöö tingimused mõjutada ka tööõiguslikke ning maksukohustusi.
Kui omanik tasub ettevõtte kulu isiklikust rahast, peab dokumentidest selguma, kes maksis ja kas ettevõte on talle summa hüvitanud.
IT-ettevõtte käibemaks Eestis
Käibemaksukäsitlus sõltub teenusest, kliendist ja ettevõtte registreerimisest käibemaksukohustuslasena. Välisklientidele müüki ja välismaalt ostetud teenuseid tuleb hinnata eraldi. Ostult võib tekkida käibemaksu tasumise kohustus ka siis, kui ettevõte oma müügile käibemaksu ei lisa.
Üldine 40 000 € registreerimispiir puudutab seaduses määratletud kalendriaasta käivet, mille tekkimise koht on Eesti. Käibe tekkimise koht tähendab riiki, kus tehing käibemaksureeglite järgi toimunuks loetakse. Piirmäär ei vabasta automaatselt kõigist väiksema summaga tehingutega seotud kohustustest. Kehtivad reeglid on sätestatud käibemaksuseaduse §-des 19 ja 21.
Arvete esitamine äriklientidele
Tavakorras käibemaksukohustuslasena registreeritud ettevõtte tavapärased IT-teenused maksustatakse Eestis üldjuhul 24% käibemaksuga, kui teenust osutatakse Eestis asuva tegevuskoha kaudu ja käibe tekkimise koht on Eesti. Teise EL-i liikmesriigi käibemaksukohustuslasele osutatud tavapäraste arendus- või tugiteenuste puhul rakendub üldjuhul pöördmaksustamine. Klient arvestab käibemaksu oma riigis ning Eesti ettevõte Eesti käibemaksu arvele ei lisa.
Arvel peavad olema asjakohased käibemaksunumbrid ja märge „pöördmaksustamine”. EL-i kliendi käibemaksunumbrit saab kontrollida VIES-i süsteemis.
Ettevõtlusega tegelevale kliendile väljaspool EL-i osutatud teenuse käibe tekkimise koht on ettevõtetevaheliste teenuste üldreegli järgi tavaliselt kliendi riik. Säilitada tuleb tõendid kliendi ettevõtlusega tegelemise kohta ja kontrollida deklareerimisnõudeid. Reegleid ja erandeid selgitab Maksu- ja Tolliameti teenuste maksustamise juhend.
Tarkvara müük eraklientidele
Erakliendile tarkvara kasutusõiguse müük võib järgida teistsuguseid reegleid kui arendusteenus ettevõttele. Automatiseeritud ligipääsu tarkvarale ja arendaja isiklikult tehtavat tööd tuleb hinnata eraldi.
Teise EL-i riigi tarbijale elektroonilise teenuse osutamisel võivad olla asjakohased kliendi asukohariigi reeglid ja OSS-i erikord. Õige maksukäsitluse valimiseks peab raamatupidaja teadma, kuidas toodet pakutakse ja kes seda ostab.
Tarkvara ja teenuste ostmine välismaalt
Välismaised pilveteenused, tarkvara ja reklaam võivad tekitada käibemaksukohustuse enne üldise käibepiiri ületamist. Ettevõttel, mis ei ole tavakorras käibemaksukohustuslane, võib teatud välismaiste teenuste saamisel tekkida kohustus registreerida end piiratud käibemaksukohustuslasena.
Selle reegli alla kuuluvatele teenustele ei ole kehtestatud minimaalset ostusummat. Samas tuleb kontrollida tarnija staatust ja võimalikke maksuvabastusi.
Piiratud käibemaksukohustuslane ei saa sisendkäibemaksu maha arvata. Kohustusi selgitab Maksu- ja Tolliameti juhend. Välismaiste teenuste arved tasub seetõttu raamatupidajale edastada juba tegevuse algusest.
Pangakontod, makseplatvormid ja välisvaluuta
Raamatupidamises peavad kajastuma kõigi ettevõtte pangakontode ja makseplatvormide tehingud. Kliendimaksed, teenustasud ja oma kontode vahelised ülekanded tuleb õigesti eristada.
Näiteks tasub klient 2 000 € suuruse arve, kuid makseteenuse pakkuja peab kinni 20 € teenustasu. Pangakontole laekub 1 980 €. Arvestuses tuleb näidata kogu arve tasumine ja kajastada teenustasu eraldi.
Välisvaluutas tehtud maksete puhul on vaja ka algset arvet ja valuutavahetuse andmeid. Nende abil saab raamatupidaja makse arvega kokku viia ning teenustasud ja kursivahed õigesti kajastada.
Igakuine raamatupidamine ja majandusaasta aruanne
Dokumentide korrapärane edastamine aitab hoida arvestuse täielikuna ja lahendada küsimused enne deklaratsioonide tähtaegu. IT-ettevõttel tuleb tavaliselt esitada müügi- ja ostuarved, panga- ja makseplatvormide väljavõtted, projektiinfo ning andmed töötajatele või omanikele tehtud maksete kohta.
- aastal kehtivate reeglite järgi peavad tavakorras registreeritud käibemaksukohustuslased üldjuhul esitama käibedeklaratsiooni igal kuul. Teatud teenuste osutamisel teiste EL-i riikide käibemaksukohustuslastele tuleb esitada ka ühendusesisese käibe aruanne ehk vorm VD. Nende tavapärane esitamise tähtaeg on järgmise kuu 20. kuupäev.
Palgalt ja muudelt maksustatavatelt väljamaksetelt võib tekkida vormi TSD esitamise kohustus. Sellel deklareeritakse tulu- ja sotsiaalmaks ning pensioni- ja töötuskindlustusmaksed. Tavapärane tähtaeg on väljamaksele järgneva kuu 10. kuupäev. Maksu- ja Tolliameti meelespea selgitab kohustusi ja tähtaja nihkumist puhkepäevade korral.
Majandusaasta aruanne esitatakse maksudeklaratsioonidest eraldi. Üldjuhul tuleb see esitada kuue kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu, nagu selgitab ametlik raamatupidamisjuhend. Enne aruande koostamist tuleb üle vaadata pooleliolevad projektid, tasumata arved, ettemaksed ning tarkvara- ja seadmekulud.
Kui omanik või meeskond töötab välismaal, tuleb hinnata ka töö tegemise ja ettevõtte juhtimise korraldust. Eestis registreerimine ei välista maksukohustusi teises riigis. Seda käsitleb Maksu- ja Tolliameti juhend e-residentide asutatud äriühingutele.
Korduma kippuvad küsimused
Töötajateta IT-ettevõtte raamatupidamine
Ka töötajateta IT-ettevõte peab pidama raamatupidamist ja esitama majandusaasta aruande. Tarkvaraostud, alltöövõtjate arved ja müügitehingud tuleb kajastada. Käibemaksukohustused sõltuvad tehingutest ja ettevõtte registreerimisest.
Raamatupidamine ainult välisklientidega ettevõttes
Väliskliendid ei vabasta Eesti ettevõtet raamatupidamiskohustusest. Käibemaks sõltub kliendi staatusest ja asukohast, teenuse liigist ning ettevõtte registreerimisest käibemaksukohustuslasena.
Välismaiste tarkvarateenuste käibemaks
Teatud välismaiste teenuste ost võib nõuda piiratud käibemaksukohustuslasena registreerimist juba enne esimest müüki. Kontrollida tuleb teenust ja tarnijat. Alla 40 000 € jääv müügitulu üksi ei määra, kas kohustus tekib.
Projektide arvestuseks vajalikud dokumendid
Raamatupidaja vajab kliendilepingut, arveid ja infot tehtud töö kohta. Sõltuvalt lepingust võivad olla vajalikud ka tööajatabelid, projektietappide kinnitused või tööde vastuvõtmise dokumendid.
Raamatupidamisteenus IT-ettevõtetele Eestis
IT-ettevõtte raamatupidamine peab andma ülevaate nii igapäevastest tehingutest kui ka pikematest projektidest. Lepingute, tehtud töö kinnituste ja maksete koos vaatamine aitab kajastada tulud ja kulud õiges perioodis ning määrata maksukohustused.
BBCTallinn pakub IT-ettevõtetele raamatupidamisteenuseid Eestis, sealhulgas jooksvat arvestust, maksudeklaratsioonide koostamist, palgaarvestust ja finantsaruandlust. Aitame määrata vajaliku teenuse mahu, arvestades ettevõtte projekte, tarnijaid ja dokumentide hulka. Meie õigusteenused hõlmavad ka kliendi- ja alltöövõtulepingute koostamist ning läbivaatamist.
